¿Te gustaría recibir notificaciones por correo electrónico cuando los autores envíen entradas para su revisión en tu sitio de WordPress?
Que varios escritores gestionen un blog de WordPress puede ser complicado. Si tienes un blog con varios autores, entonces te puede resultar útil saber cuándo un autor envía una entrada para su revisión.
En este artículo, te mostraremos cómo obtener notificaciones por correo electrónico para las publicaciones pendientes de revisión en WordPress.
¿Por qué obtener notificaciones por correo electrónico para publicaciones pendientes de revisión en WordPress?
Cuando comienzas tu blog en WordPress, probablemente harás todo tú mismo. Se te ocurrirán todas las ideas para tu contenido, escribirás y corregirás los posts, y los publicarás cuando estén terminados.
A medida que tu blog crezca, es posible que consigas que otros redactores contribuyan a tu blog. Eso puede suponer mucho más trabajo.
Tendrás que colaborar con ellos y mantenerlos al día. Tendrás que ser más previsor a la hora de planificar y programar tus contenidos. Y tendrás que revisar cada artículo antes de publicarlo.
Hay muchas maneras de mejorar el proceso editorial. Una de las cosas que realmente ayudan es recibir una notificación cuando un artículo está pendiente de revisión.
Sin estas notificaciones, tendrás que visitar constantemente el panel de control de tu blog para comprobar el progreso de cada artículo.
Podrías configurar notificaciones por correo electrónico para todos los cambios en las entradas en WordPress, pero con un blog de varios autores, eso puede suponer demasiados correos electrónicos.
Por suerte, existe un excelente plugin que facilita la configuración de notificaciones más específicas.
PublishPress es el mejor plugin para blogs de WordPress con múltiples autores. Envía notificaciones por correo electrónico cuando se cambia el estado de una entrada en WordPress.
Cómo obtener notificaciones por correo electrónico para las entradas pendientes de revisión en WordPress
Lo primero que necesita hacer es instalar y activar el plugin PublishPress.
Nota: Hay una versión de pago de PublishPress con características más avanzadas, pero en este tutorial vamos a utilizar la versión gratuita.
Tras la activación, se añade una sección de PublishPress a tu panel de control de WordPress. Para crear una nueva notificación debes visitar la página de PublishPress, Notificaciones.
En esta página, verás las notificaciones por defecto. Enviarán correos electrónicos al administrador del sitio cuando el contenido es publicado y los comentarios editoriales son añadidos a un post.
Para crear una nueva notificación personalizada, debes hacer clic en el botón Añadir nuevo. Sigue adelante y escribe «Mensajes pendientes de revisión» en la sección del título.
Ahora vamos a centrar nuestra atención en la configuración del flujo de trabajo. Aquí puedes seleccionar cuándo enviar una notificación, los usuarios que serán notificados y para qué tipos de contenido se va a usar.
Nosotros queremos que se envíe una notificación cuando el estado de una publicación cambie a Pendiente de revisión. Por lo tanto, tienes que hacer clic en la casilla Cuando el contenido pase a un nuevo estado.
Una vez hecho esto, selecciona Pendiente de revisión en el menú desplegable Nuevo estado.
A continuación, tienes que informar a PublishPress sobre los tipos de contenido de los que quieres enviar notificaciones. Para eso, haz clic en la casilla Tipo de publicación y selecciona Publicaciones en el menú desplegable.
Si también quieres que las notificaciones sean enviadas para otros tipos de contenido, entonces también tienes que marcar Páginas.
Permite que el plugin sepa a quien notificar
Lo siguiente que debes hacer es permitir que el plugin sepa a quién notificar. Si eres la única persona que debe ser notificada, entonces puedes marcar la casilla de Administrador del Sitio.
Si tienes varios editores, entonces es un poco más complicado.
Aunque podrías seleccionar individualmente a cada usuario que necesita ser notificado, es más sencillo notificar a todos con el rol de usuario Editor.
Para notificar a todos los editores, haz clic en la casilla Roles y selecciona Editor en el menú desplegable.
También puedes marcar la casilla Usuarios que seleccionaron Notificarme el contenido, ya que esperarán recibir notificaciones.
Nota: Por defecto, el autor del contenido y todos los que lo editaron también recibirán notificaciones. Puede cambiar esto en la configuración de PublishPress.
Ahora es el momento de redactar el contenido del correo electrónico que se enviará. Mientras que el contenido básico será el mismo cada vez, la información específica como el título de la publicación y el autor cambiará con cada correo electrónico.
PublishPress ofrece una serie de shortcodes que rellenarán automáticamente la información correcta para cada post. Verás la lista de shortcodes disponibles en el cuadro de ayuda a la derecha de la pantalla.
Shortcodes para personalizar el correo electrónico
Estos son los shortcodes que utilizaremos en nuestro correo electrónico:
[psppno_post title] rellena el título del post
[psppno_post display_name] rellena el autor del post
[psppno_post permalink] rellena el permalink de la entrada
En primer lugar, tienes que copiar la línea que aparece a continuación y pegarla en el cuadro de texto Asunto.
«[psppno_post title]» está listo para ser revisado
A continuación, debes copiar los dos párrafos siguientes y pegarlos en el cuadro de texto Cuerpo.
Esta notificación es para hacerle saber que el contenido «[psppno_post title]» está listo para ser revisado. El post fue escrito por [psppno_post display_name].
La URL del contenido es [psppno_post permalink].
El último paso es hacer clic en el botón Publicar. Esto guardará y activará el flujo de trabajo de notificación.
Desde este momento, tú y tus editores serán notificados puntualmente cada vez que una publicación esté lista para ser revisada.
Cómo asegurarse de que tus correos electrónicos se han enviado
Desafortunadamente, muchos usuarios que comienzan con un blog de WordPress se frustran porque los correos electrónicos no llegan.
Esto puede deberse a que tu servidor de alojamiento de WordPress no está correctamente configurado para utilizar la función PHP mail(). O puede ser porque los correos electrónicos enviados por WordPress suelen ser identificados como spam por proveedores de correo electrónico como Gmail.
Si usas Gmail y te pasa esto, WP Mail SMTP puede ayudarte. Es un plugin para WordPress que se asegura de que tus correos electrónicos se entreguen de forma fiable.
Y así es como se activa la opción de recibir las notificaciones por correo electrónico de las entradas pendientes de revisión en WordPress.
¡Esperamos que te haya servido de gran ayuda y que ya puedas recibir estas notificaciones! y si te ha gustado este artículo, te recomendamos leer Cómo configurar la autenticación en dos pasos en WordPress.
